Kirche und Internet 02 - Termine doodeln

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Nachdem es in "Kirche und Internet 01" um die Existenz, die Vorteile und die Einrichtung von E-Mail-Programmen ging, möchte ich nun ein Problem thematisieren, um das es in den meisten E-Mails im kirchlichen Bereich geht. Das Abstimmen von Terminen. Jeder kennt es, keiner Mag es und fix zwo drei produzieren Diskussionen um den Termin für das nächste ...-Treffen 20 E-Mails und mehr.

Diese Diskurse laufen meistens ähnlich ab wie PingPong mit mehreren Spielern.

1. Runde

  • Person A mailt eine Mail mit einem Termin in die Runde.
  • 3 Leute stimmen zu.
  • 2 melden sich nicht.
  • 2 haben keine Zeit (1. Runde, 6 Mails).

2. Runde

  • Person A schickt den nächsten Vorschlag raus.
  • 5 stimmen zu.
  • Einer kann am ersten Termin jetzt doch, am neuen jedoch nicht.
  • Einer kann nicht.
  • Einer meldet sich nicht (2. Runde, 8 Mails, 14 Mails gesamt)...

Das geht noch ein wenig hin und her, bis sich am Ende sowieso nur 6 der 8 Leute treffen und die meisten von den vielen Mails hinreichend frustriert sind.

Ein Lösungsansatz hierfür findet sich auf doodle.com (gesprochen "Dudel"). Mit Doodle kann man Terminumfragen erstellen, anschließend bekommt man einen Link zur Webseite der Umfrage, den man z.B. per E-Mail an potentielle Teilnehmer verteilen kann. Jeder Teilnehmer besucht EINMAL die Webseite mit der Umfrage und kreuzt alle Termine an, an denen er oder sie Zeit hat. Nach ein paar Tagen schließt der Initiator die Umfrage, schaut an welchem Termin die meisten Teilnehmer Zeith aben und verschickt das Ergebnis. Das macht 2 Mails, die verschickt werden mussten. Als eingespieltes Team, kann man auf die letzte Mail sogar verzichten, da jeder das Umfrageergebnis einsehen kann und so selbst sieht, auf welchen Termin es hinausläuft.

Prinzipiell ließe sich ein ähnliches System auch per Mail verwirklichen, indem man direkt in der ersten Mail mehrere Terminvorschläge herumschickt, aber so bleibt es nötig, dass eine Person von allen anderen die Mails entgegennimmt und die möglichen Teilnehmer zusammen zählt. Inklusive dem ein oder anderen Vielleicht und evtl. an deren unklaren Aussagen. Diese Arbeit entfällt im Fall von Doodle und man bekommt das Ergebnis übersichtlich als Tabelle dargestellt.

Wie beim letzten Artikel verlinke ich hier wieder ein kleines Video, in dem das Vorgehen einmal dargestellt wird. Wobei ich die Hürde Doodle zu benutzen deutlich geringer einschätze als ein E-Mail-Programm zu installieren und einzurichten.

Bild von this.is.seba